Proces prowadzenia sprawy w Employment Tribunal.

Prowadzenie sprawy w Employment Tribunal może być skomplikowane i długotrwałe. Należy zwrócić uwagę na wiele aspektów prawnych, finansowych oraz personalnych. Każda sprawa wiąże się z nakładem czasu, pieniędzy oraz kosztuje sporo nerwów i może odbić się na zdrowiu uczestników sprawy. Dlatego bardzo ważne jest aby wpierw dobrze przemyśleć wszystkie opcje i zdecydować czy prowadzenie sprawy jest najlepszą opcją.

Poniżej znajduje się uproszczony schemat prowadzenia sprawy w Trybunale Prawa Pracy (Employment Tribunal). Całość sprawy w zależności od komplikacji może zająć od 6 do 24 miesięcy lub nawet i dłużej. Tak więc z pewnością nie jest to szybki proces i opcja na szybkie rozwiązanie problemu. Poniżej opiszę poszczególne kroki w prowadzeniu sprawy i określę z czym one się wiążą.

 

  1. Proces dyscyplinarny lub skarga

– Zanim dojdzie do zwolnienia pracownika zazwyczaj następuje proces dyscyplinarny. Natomiast pracownik może rozpocząć proces skargi (tzw. Grievance) jeśli np. nastąpiła dyskryminacja lub inne zdarzenie, które nie jest zgodne z prawem pracy i jest ze szkodą dla pracownika.

Proces dyscyplinarny jest określony poprzez ACAS Code of Practice: https://www.acas.org.uk/index.aspx?articleid=2174

ACAS to skrót od Advisory, Conciliation and Arbitration Service. Można to tłumaczyć jako Serwis Doradztwa, Mediacji i Arbitrażu.

Link do informacji w języku polskim na temat ACAS: https://www.acas.org.uk/media/pdf/5/2/Early-Conciliation-explained-Polish.pdf

 

Najczęstsze problemy na tym etapie sprawy:

  • Pracodawca zwalnia pracownika natychmiastowo bez przeprowadzenia procesu dyscyplinarnego. Zdarza się to dość często i w szczególności w sytuacji gdzie pracownik ma krótszy staż niż 2 lata. Sam fakt nie zastosowania procesu dyscyplinarnego nie zawsze jest wystarczającym powodem na założenie sprawy. Również istnieje precedens, sprawa Polkey v AC Dayton Services Ltd [1987]. W tej sprawie pracodawca nie zastosował procesu dyscyplinarnego. Mimo to sąd ustalił, że gdyby pracodawca ten proces zastosował to pracownik i tak zostałby zwolniony. W takiej sytuacji sąd zmniejszył odszkodowanie do zera. Ta sprawa ma ciągłe zastosowanie w nowych sprawach i należy o tym pamiętać.
  • Pracownik nigdy nie złożył żadnej pisemnej skargi (grievance) do pracodawcy. To jest bardzo częsty przypadek z jakim się spotykam. Podam przykład: Pan Adam zadzwonił do naszej kancelarii twierdząc, że jest dyskryminowany w pracy poprzez kierowane ku niemu rasistowskie wyzwiska związane z jego narodowością. Sytuacja ma według Pana Adama miejsce od 2 lat. Kiedy zapytaliśmy Pana Adama czy to oficjalnie zgłosił na piśmie to powiedział, że nie ponieważ nie wiedział, że należy to zrobić. Natomiast zgłaszał to werbalnie do swojego przełożonego. Problem w tej sytuacji jest taki, że zgłoszenie ustne jest trudno udowodnić. Z tego powodu wielu prawników może nie zdecydować się podjąć takiej sprawy ponieważ będzie ona trudna do udowodnienia. Natomiast zgłoszenie pisemne jest dużo łatwiej udowodnić jeśli pracownik zachowuje kopie takich skarg. Dlatego zawsze warto składać wszelkie skargi na piśmie, list lub e-mail jest odpowiednim środkiem przekazu informacji.
  • W prawie pracy limit na założenie sprawy jest bardzo krótki i restrykcyjny. Jest to tylko 3 miesiące minus jeden dzień od daty zwolnienia lub od daty zdarzenia. Apelacja lub proces dyscyplinarny nie zatrzymuje tego limitu czasu.
  1. Negocjacje poprzez ACAS

– Nie można złożyć wniosku do Employment Tribunal bez wcześniejszego przeprowadzenia negocjacji za pomocą urzędu ACAS. Te negocjacje fachowo nazywają się: Early Conciliation. Link do informacji na ten temat: https://www.acas.org.uk/index.aspx?articleid=4028

Zazwyczaj negocjacje należy rozpocząć w ciągu 3 miesięcy minus jeden dzień od daty zwolnienia lub od daty zdarzenia. To jest bardzo istotny element. Jeśli przekroczy się limit czasowy to potem Employment Tribunal (sąd pracy) może odrzucić taki wniosek ze względów technicznych. Obliczanie limitu spawy może być czasem skomplikowane i jeśli nie wiesz jak to zrobić to zgłoś się do nas a postaramy się pomóc.

Negocjacje polegają na tym, że urzędnik ACAS jest pośrednikiem czy mediatorem, który rozmawia i kontaktuje się ze stronami sprawy. Pracodawca nie musi brać udziału w negocjacjach ponieważ są one dla niego wolontaryjne. Jeśli pracodawca odmówi brania udziału w negocjacjach to wtedy ACAS wystawi certyfikat zakończenia negocjacji. Z tym certyfikatem można złożyć wniosek do Employment Tribunal. Negocjacje zazwyczaj trwają 4 tygodnie a jeśli obydwie strony się zgodzą to mogą zostać przedłużone o kolejne 2 tygodnie. W sytuacji gdzie strony nie dojdą do porozumienia to ACAS również wystawi certyfikat, że negocjacje się odbyły.

Jeśli jest możliwość to warto już na tym etapie sprawy wynająć prawnika do reprezentowania sprawy poprzez ACAS. Podanie konkretnych argumentów, przepisów prawnych i mocnych stron sprawy może przekonać drugą stronę do pójścia na ugodę i w ten sposób uniknięcia dalszego prowadzenia sprawy co wiąże się z czasem i z kosztami.

Najczęstsze problemy na tym etapie sprawy:

  • Użycie nieprawidłowej lub niepełnej nazwy pracodawcy – sprawa musi być założona przeciwko konkretnemu podmiotowi gospodarczemu z pełną jego nazwą. Np. Pan Adam pracował dla firmy DHL Logistics Limited. Przy rozpoczęciu negocjacji z ACAS wpisał w formularzu zgłoszeniowym, że jego pracodawcą była firma DHL. Nie ma takiej firmy w spisie firm. Firmę można łatwo sprawdzić w spisie Companies House pod linkiem: https://www.gov.uk/get-information-about-a-company

Błędne wpisanie nazwy pracodawcy może spowodować unieważnienie sprawy i jej zakończenie przegraną. Dlatego zawsze należy się upewnić na 100% jaka jest pełna nazwa i adres pracodawcy. Takie informacje można zazwyczaj znaleźć na P60 lub na P45. Nie zawsze na payslipach.

  • Zbyt późne założenie sprawy czyli przekroczenie limitu 3 miesięcy minus jeden dzień. Często dzwonią do nas klienci, którzy np. zostali zwolnieni 6 miesięcy temu. Taka sprawa jest zazwyczaj przedawniona aczkolwiek w niektórych przypadkach jest szansa na jej prowadzenie. Mimo to lepiej trzymać się limitów jeśli jest to możliwe.
  1. Wniosek do Employment Tribunal

– Po zakończeniu negocjacji z ACAS (jeśli zakończyły się niepowodzeniem) kolejnym krokiem w sprawie jest złożenie wniosku do Employmnet Tribunal. Wniosek fachowo nazywa się ET1 i należy go złożyć zgodnie z limitem czasu. Wniosek można złożyć online lub listownie. Zazwyczaj nasza kancelaria składa wnioski online ponieważ jest to szybsza i wygodniejsza metoda. Strony w sprawie w prawie pracy są odpowiednio nazwane: pozywający to Claimant a pozwany to Respondent. Wniosek ET1 zawiera dane stron sprawy, opis sprawy (tzw. Grounds of Claim, podstawy wniosku) oraz o co Claimant (pozywający) się ubiega. Moim zdaniem najbardziej istotny jest opis sprawy i powinien on być dość obszerny i zawierać sporo szczegółów, detali i konkretów. Przykładowy opis sprawy: https://www.truthlegal.com/legal-library/et1-grounds-of-claim-unfair-dismissal-whistleblowing/

Taki opis należy dołączyć jako osobny dokument od samego formularza ET1.

Po wysłaniu wniosku do Employment Tribunal otrzymamy potwierdzenie złożenia wniosku. Następnie Employment Tribunal przekaże wniosek do drugiej strony. To może zazwyczaj zająć kilka dni lub więcej.

Obecnie nie ma żadnych opłat sądowych za złożenie wniosku.

Najczęstsze problemy na tym etapie sprawy:

  • we wniosku powinny znaleźć się wszystkie informacje i wszystkie roszczenia jakie ma pozwany (Claimant). Jeśli coś zostanie ominięte to może być potem trudność dodania tego elementu.
  • Tak jak powyżej w ACAS należy wpisać prawidłową i pełną nazwę stron sprawy
  1. Odpowiedź drugiej strony, tzw. ET3

– Druga strona ma 28 dni na odpowiedź licząc od daty kiedy ten wniosek otrzyma. Tą datę zazwyczaj potwierdza Employment Tribunal. Jeśli druga strona nie odpowie w tym czasie to można starać się o przyznanie decyzji z automatu lub o zakaz składania odpowiedzi po terminie.

Proszę zwrócić uwagę, że już na tym etapie sprawy od daty jej rozpoczęcia do teraz może minąć co najmniej 2 miesiące. (4 lub 6 tygodni na negocjacje z ACAS + 28 dni na odpowiedź drugiej strony).

  1. Preliminary Hearing czyli sprawa wstępna

– Po otrzymaniu odpowiedzi lub nawet wcześniej Employment Tribunal wyznacza tzw. preliminary hearing czyli sprawę wstępną. Taka sprawa często odbywa się przez telefon aby uniknąć kosztów i czasu zarówno stronom sprawy jak i sądowi. Celem tej wstępnej sprawy jest:

  • omówienie co jest przedmiotem sprawy, czy są jakieś niejasności prawne (np. niektóre elementy sprawy mogą być poza limitem czasowym lub mogą nie być zgodne z prawem pracy);
  • czy strony powinny lub chcą coś dodać lub uzupełnić
  • czy nazwy i dane stron się zgadzają i są prawidłowe
  • ile będzie potrzeba na czasu na sprawę główną, np. 2 czy 3 dni lub więcej. O tym może decydować stopień komplikacji sprawy, ilość świadków do przesłuchania, ilość dowodów etc.
  • Ustalenie przebiegu sprawy (case managment order) – sędzia zazwyczaj ustala daty według których strony muszą podjąć odpowiednie kroki, np. przedstawienie listy dowodów, listy świadków, przedstawienie zeznań świadków na papierze, przedstawienie dodatkowych dowodów, wymiana dokumentów, sporządzenie tzw. bundle czyli całościowej teczki sprawy.
  1. Nakazy sądu czyli tzw. Case Managment Order

– Tak jak w punkcie 5. Na tym etapie sprawy strony muszą się trzymać wyznaczonego toku sprawy i konkretnych dat. Sąd może nałożyć karę finansową lub inny nakaz jeśli któraś ze stron nie będzie się trzymać toku sprawy.

 

  1. Próby ugody jeśli strony są zainteresowane

– Podczas toku sprawy cały czas nic nie stoi na przeszkodzę aby strony bezpośrednio porozumiewały się ze sobą w celu np. ugody czy negocjacji. Sprawa w sądzie to jest zazwyczaj ostateczność i tak jak wspomniałem wiąże się ze sporymi kosztami. Taka wymiana informacji odbywa się zazwyczaj poza oficjalnym tokiem sprawy i nie można użyć tych informacji oficjalnie w sprawie. Określa się to terminem ‘without prejudice’ czyli ‘bez szkodzy dla drugiej strony’. Przykład: jeśli pracodawca zaproponuje ugodę w wysokości 5 tysiecy funtów a pracownik się na to nie zgodzi to wtedy ten pracownik nie może powiedzieć w sądzie, że taka oferta w ogóle zaistniała. A jeśli powie to druga strona zwróci uwagę, że to była informacje pod warunkiem ‘without prejudice’ i sąd nie będzie mógł wziąć tej informacji pod uwagę.

 

  1. Final Hearing czyli sprawa finałowa

– Data rozprawy jest wyznaczona dużo wcześniej i strony muszą się stawić osobiście lub wysłać swoich prawnych reprezentantów jeśli nie mogą stawić się osobiście. Również świadkowie muszą stawić się na sprawę główną. Należy się nastawić, że trzeba będzie spędzić w sądzie cały dzień od 9 do 17. Dobrze jest wcześniej sprawdzić gdzie znajduje się budynek sądu i jak tam się dostać. Spóźnienie na sprawę może mieć bardzo poważne konsekwencje.

Ilu sędziów: zazwyczaj prostsze sprawy o niesłuszne zwolnienie wymagają tylko jednego sędziego. Natomiast sprawy o dyskryminację lub sprawy skomplikowane wymagają sędziego oraz dwóch członków trybunału tzw. ‘lay members’ (są to osoby z doświadczeniem w praktyce prawa praca, zazwyczaj jedna osoba z punktu widzenia pracodawcy a druga z punktu widzenia pracownika).

Kto pierwszy składa zeznania: standardową zasadą jest, że to pozywający (claimant) musi udowodnić, że sytuacja zaszła i z tego powodu zazwyczaj to właśnie pozywający i jego świadkowie zeznają jako pierwsi. Aczkolwiek sąd może zdecydować inaczej w zależności od sprawy oraz od instrukcji lub próśb stron.

Cały czas przed sprawą lub nawet podczas jej trwania może dojść do ugody i strony mogą przerwać sprawę. Dość często zdarza się, że strony dogadują się nawet i 15 minut przed sprawą będąc już w sądzie.