Jak złożyć skargę lub zażalenie do pracodawcy? Co to jest ‘grievance’? Jakie kroki należy podjąć zanim rozpoczniesz oficjalny proces sądowy?

Rozpoczęcie sprawy w Employment Tribunal (sąd pracy) jest w zasadzie ostatnim krokiem w rozwiązaniu sporu z pracodawcą. Zanim dojdziemy do tego punktu jest sporo innych narzędzi, aby problem rozwiązać. W zasadzie nikt nie chce chodzić po sądach, tracić czas, energię i pieniądze na rozwiązanie sprawy. Do tego dochodzi najczęściej, jeśli nastąpiła eskalacja problemu lub kiedy strony sporu nie mogą dojść do żadnego kompromisu. Oczywiście czasem nie ma innej możliwości jak od razu wejść na drogą sądową, ale nawet wtedy należy spełnić odpowiednie warunki co do złożenia skargi wpierw do pracodawcy. Co do elementów prowadzenia sprawy w Employment Tribunal odsyłam do mojego artykułu na ten temat https://www.tl-prawnik.co.uk/proces-prowadzenia-sprawy-w-employment-tribunal-trybunal-prawa-pracy/

Ważna uwaga – niezłożenie skargi lub nieprzestrzeganie procedur może spowodować obniżenie wartości odszkodowania o 25%. (section 207A of the Trade Union and Labour Relations (Consolidation) Act 1992).

Wielu pracodawców może mieć wewnętrzną procedurę składania skarg, którą należy zazwyczaj podążać. Jeśli nie ma wewnętrznej procedury to można kierować się zasadami i zalecanymi praktykami ustalonymi poprzez ACAS. Informacje te znajdują się w ACAS Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures. Link online https://www.acas.org.uk/index.aspx?articleid=2174

 

Co to jest ‘grievance’ czyli skarga lub zażalenie?

Jest to zgłoszenie jakiejś niepokojącej pracownika kwestii, problemu. Również może to być skarga lub zażalenia na konkretne zachowanie, sytuację czy zmianę regulaminu wewnętrznego. Dla przykładu ‘grievance’ może dotyczyć:

  • Jak jesteśmy traktowani w pracy. Np. jeśli ktoś nas prześladuje, dyskryminuje, uwłacza naszej godności, ignoruje, atakuje słownie czy też fizycznie, etc. Lista jest niestety długa;
  • Zmiany warunków umowy o pracę;
  • Nowych praktyk lub zmian organizacyjnych w miejscu pracy;
  • Łamania przepisów Health & Safety;
  • Stosowania nieuczciwych praktyk, które nie są w interesie publicznym;
  • Jakikolwiek inny problem, który według nas wymaga złożenia skargi.

W jakiej formie najlepiej złożyć ‘grievance’?

Składanie skargi można rozpocząć nieformalnie poprzez rozmowę z przełożonym (supervisor, manager, etc.). Czasem dobrze jest porozmawiać z osobą, której ufamy w pracy lub z którą mamy dobry kontakt. Jeśli ta metoda nie rozwiąże problemu to wtedy należy przejść do złożenie oficjalnej pisemnej skargi. W niektórych przypadkach uważam, że od razu należy przejść do złożenia pisemnej skargi. W szczególności w poważnych sytuacjach, np. dyskryminacja na tle narodowości nie powinna mieć miejsca i należy takie przypadki traktować bardzo oficjalnie i formalnie. Zgłoszenie sprawy tylko słownie może prowadzić do próby zatajania, zacierania dowodów lub bagatelizacji sprawy.

Co rozumiem poprzez ‘written grivance’ czyli pisemną skargę?

Taka skarga może mieć formę listu, e-maila, wiadomości tekstowej sms, nawet mogą to być wiadomości poprzez media społecznościowe (jeśli pracodawca takich oficjalnie używa, np. Facebook, Twitter, etc.). Moim zdaniem jedną z najlepszych metod jest wysłanie e-maila. Wtedy mamy dowód, że e-mail został wysłany, do kogo, z jaką datą, o której godzinie i jaka jest treść skargi w e-mailu. Jeśli wysyłamy skargę listem to nie musi być to list polecony. Nie ma też zwyczaju formalnego odbioru skargi poprzez złożenie podpisu przez pracodawcę. Takiej metody nie stosuje się w UK. Wręcz, jeśli ktoś nie chce odebrać od nas listu to można go po prostu rzucić (mam tu na myśli dyplomatycznie upuścić) list pod nogi osoby, której list chcemy przekazać. Jest to dozwolona forma przekazania listu zgodna z prawem cywilnym w UK.

Bardzo ważną rzeczą jest, aby zachować kopię skargi dla siebie. Bo skąd potem będziemy wiedzieć czy pamiętać co konkretnie napisaliśmy, słowo w słowo. To może być potem ważny dowód w sprawie.

Co ‘grievance’ powinien zawierać?

  • Imię, nazwisko oraz adres osoby składającej skargę
  • Pełna nazwa i adres pracodawcy (nie musi tam być konkretne imię i nazwisko managera). Poprzez pełną nazwę rozumiem nazwę firmy tak jak jest zarejestrowana w rejestrze spółek w UK. Rejestracją firm w UK zajmuje się Companies House. Nazwę firmy można znaleźć na P60, pasylispach, umowie o pracę. Można też sprawdzić pełną nazwę pracodawcy online na stronie Companies House, link https://www.gov.uk/get-information-about-a-company
  • Datę: dzień miesiąc i rok
  • Opis przedmiotu sprawy: dobrą praktyką jest zrobienie opisu w paragrafach i chronologicznie. Czym więcej szczegółów tym lepiej. Dobrze jest podać imiona i nazwiska osób, które brały udział w zdarzeniu. Ich stanowiska. Datę i godzinę, kiedy to zaszło. Kto to mógł to widzieć (świadkowie) i podać ich imiona i nazwiska oraz ich stanowiska. Komu (imię i nazwisko oraz stanowisko) ten problem już był zgłaszany słownie i data tego zgłoszenia;
  • Wszelkie inne ważne informacje jakie uważamy za istotne w danej sprawie;
  • Czasem można umieścić, jakie proponujemy rozwiązanie problemu. Aczkolwiek, powinno to być rozwiązanie rozsądne i realistyczne.

Pisemna skarga może być dość krótkim listem, ale może też być bardzo rozbudowanym i obszernym dokumentem. Moim zdaniem czym więcej szczegółów i informacji tym skarga jest mocniejsza i ma szansę, aby ją oficjalnie rozpatrzono i aby pracodawca podszedł do sytuacji z powagą. Widziałem skargi na jedną stronę, ale i takie, które składały się z 12 stron i więcej. To zależy od sytuacji, rodzaju problemu, stanowiska i jego rangi etc.

Jaka jest procedura po złożeniu skargi?

Pracodawca po otrzymaniu skargi powinien zorganizować spotkanie z pracownikiem składającym tą skargę. Spotkanie to powinno mieć na celu przedyskutowanie sprawy. ACAS zaleca, aby takie spotkanie odbyło się w ciągu 5 dni od daty złożenia skargi.

Uwaga – takie spotkanie nie ma na celu zdyscyplinowanie pracownika składającego skargę, więc nie należy tutaj mylić kwestii procedur co do dyscyplinowania pracowników przez pracodawcę.

Pracownik ma prawo do zabrania na spotkanie osoby towarzyszącej tylko wtedy, jeśli jego skarga dotyczy łamania przez pracodawcę jego obowiązków wobec pracownika czy pracowników. Przykładem może być np. łamanie warunków kontraktu lub niestosowanie zasad narzuconych ustawowo (np. prawo do przerw w pracy). Osobą towarzysząca może być zazwyczaj kolega/koleżanka z pracy lub inny pracownik. Może to być również reprezentant związków zawodowych, jeśli należymy do związków zawodowych. Często nasi klienci pytają nas czy my możemy z nimi pójść na takie spotkanie. Otóż zazwyczaj nie ponieważ pracodawca nie musi wpuszczać na swój prywatny teren osób trzecich. Chyba, że się na to zgodzi i potwierdzi przed spotkaniem (ale szczerze mówiąc to są bardzo rzadkie przypadki, ponieważ to stawia pracodawcę w sytuacji dla niego niekorzystnej).

Jeśli pracodawca odmówi rozsądnej prośby o obecność osoby towarzyszącej to pracownik może złożyć do sądu pracy roszczenie o rekompensatę w wysokości maksymalnie do dwóch tygodni wypłaty. (nie spotkałem się jeszcze nigdy z takim roszczeniem, również samo takie roszczenie bez innych elementów/powodów do roszczenia może nie mieć sensu jego prowadzenia ze względu na ryzyko zerwania dobrych relacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą jak i również ze względu na koszty, czas i energię jakie są potrzebne na prowadzenie takiej sprawy).

Osoba towarzysząca jest uprawniona do zdawania pytań w celu ustalenia przedmiotu sprawy. Jest też uprawniona do podsumowania sprawy. Osoba towarzysząca nie jest natomiast uprawniona do odpowiadania pytań za pracownika, który złożył skargę. Również nie jest uprawniona, aby pracodawcę nierozsądnie atakować czy ciągle przeszkadzać w prowadzeniu spotkania. Osoba towarzysząca powinna raczej próbować pomagać rozwiązać problem oraz próbować wyjaśnić w czym jest problem i dlaczego skarga została złożona. Czasem po prostu osoba towarzysząca może przyjąć tylko rolę świadka i nie musi nic mówić czy reagować.

Na spotkaniu mamy prawo omówić powody skargi oraz przedstawić propozycję rozwiązania problemu. Czasem pracodawca będzie musiał przeprowadzić dochodzenie w celu wyjaśnienie sytuacji. Wtedy spotkanie może zostać przerwane i przesunięte na kontynuację w innym terminie.

Wynik i decyzja po spotkaniu

Po spotkaniu oraz po przeprowadzeniu dochodzenia, jeśli to było konieczne pracodawca powinien przedstawić na piśmie czy akceptuje skargę czy też nie. Jeśli ją akceptuje to powinna być podana forma rozwiązania problemu. Jeśli pracodawca skargi nie akceptuje to powinien podać konkretne powody i argumenty, dlaczego jej nie akceptuje. W piśmie powinna być również zawarta informacja, że pracownik ma prawo do apelacji od tej decyzji.

Apelacja – odwołanie się od decyzji.

Jeśli pracownik nie zgadza się z decyzją pracodawcy co do skargi lub co do proponowanego rozwiązania to może złożyć apelację na piśmie. Wtedy pracodawca powinien zorganizować kolejne spotkanie i zazwyczaj z innym managerem, jeśli jest taka możliwość (w małych firmach może nie być takiej możliwości). I w zasadzie tu sytuacja się powtarza jak powyżej i spotkanie musi być na takich samych zasadach jak poprzednie spotkanie/spotkania.

Co dalej, jeśli zarówno skarga jak i apelacja nie zostanie zaakceptowana?

W takiej sytuacji należy rozważyć założenie sprawy w sądzie pracy. Pierwszym obowiązkowym krokiem jest zgłoszenie się do ACAS w celu przeprowadzenia wstępnych negocjacji przedsądowych. Link do informacji w języku polskim na stronie ACAS znajdziesz tutaj: … Założenie sprawy w sądzie pracy to jest już osobny temat, który wybiega poza samą kwestię procedury składania skarg. Tak więc odsyłam tutaj do artykułu na temat prowadzenia sprawy w Employment Tribunal https://www.tl-prawnik.co.uk/proces-prowadzenia-sprawy-w-employment-tribunal-trybunal-prawa-pracy/

Ważne – limit czasu na złożenie sprawy w sądzie pracy.

Zazwyczaj od daty zdarzenia (lub od daty zwolnienia) jest tylko 3 miesiące minus jeden dzień na zgłoszenie sprawy wpierw do ACAS. Od tego momentu zegar się zatrzymuje aż do zakończenia negocjacji poprzez ACAS. Zazwyczaj okres trwania negocjacji poprzez ACAS dodaję się do tych 3 miesięcy. Z tym, że są też inne opcje i należy tu być bardzo ostrożnym. Wyliczanie limitu czasu jest często skomplikowanie i wtedy dobrze jest zasięgnąć porady prawnej na ten temat.

Uwaga – czas trwania dochodzenia, czas oczekiwania na decyzję pracodawcy co do skargi oraz czas rozpatrywania apelacji nie zatrzymuje limitu czasu. To jest bardzo ważne. Często dochodzenie, spotkania i apelacja może trwać dłużej niż 3 miesiące. I jeśli w ciągu tego czasu nie złożymy sprawy do sądu pracy na czas to sprawa może być po prostu być przedawniona i możemy zapomnieć o jakichkolwiek roszczeniach. W niektórych i ważnych okolicznościach sąd może zezwolić na przyjęcie spóźnionego wniosku. Aczkolwiek sama nieznajomość tych przepisów co do limitu założenia sprawy nie jest zazwyczaj ważnym i uzasadnionym powodem do akceptacji sprawy złożonej po terminie. (Dla przykładu ważnym powodem może być nagły pobyt w szpitalu co uniemożliwia złożenie wniosku.)

Podsumowanie:

  • W razie problemu możemy starać się rozwiązać problem nieformalnie poprzez rozmowę (według mnie ta metoda w sprawach poważnych może zostać pominięta i przeszedłbym od razu do złożenia pisemnej skargi)
  • Jeśli nieformalna próba rozwiązania problemu nie zadziałała lub jeśli sprawa jest poważna to należy złożyć skargę koniecznie w formie pisemnej
  • Jeśli pracodawca ma wewnętrzne procedury co do składania skarg to dobrą praktyką jest podążać zgodnie z procedurą
  • Jeśli nie ma wewnętrznej procedury to dobrą praktyką jest zastosowanie zaleceń według ACAS
  • Po złożeniu skargi powinno być zorganizowane spotkanie z prawem do zabrania z sobą osoby towarzyszącej
  • Po spotkaniu pracodawca powinien przedstawić na piśmie wynik i uzasadnioną na piśmie decyzję
  • Jeśli decyzja jest przychylna i proponowane rozwiązanie rozsądne to może to być koniec sprawy
  • Jeśli decyzja jest odmowna i pracodawca nie proponuje żadnego rozsądnego rozwiązanie to należy złożyć apelację
  • Jeśli apelacja nie zadziała to wtedy należy rozważyć założenie sprawy wpierw w ACAS a potem w Employment Tribunal.